Nach der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivordnung – KAO) dokumentieren die Archive der katholischen Kirche das Wirken der Kirche und dienen auch der Erforschung der Geschichte der Kirche, ihrer Verwaltung und der Rechtssicherung. Die KAO geht dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) als besondere kirchliche Rechtsvorschrift im Sinne von § 2 Abs. 2 KDG vor, vgl. § 2 KAO. Die KAO gilt insbesondere für die Archivierung von Unterlagen einer (Erz-)Diözese, deren Kirchengemeinden oder Kirchenstiftungen sowie der Verbände von Kirchengemeinden.
Die Nutzung von Archivgut ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Diese bestimmen sich insbesondere nach § 8 KAO, wobei ausdrücklich darauf hinzuweisen ist, dass nach dem Gesetz kein Anspruch auf eine bestimmte Form der Nutzung besteht. Weiterhin kann eine Nutzung unter den in der KAO genannten Voraussetzungen ganz oder für Teile des Archivguts untersagt werden. Entsprechendes gilt für Auskunftserteilungen aus dem Archivgut. Die Vorschrift des § 8 KAO zur Nutzung ist von verantwortlicher Seite immer zu prüfen, bevor eine Nutzung zugelassen oder eine Auskunft erteilt wird. Zu den Gründen für eine Untersagung zählt auch, wenn durch eine Nutzung ein nicht vertretbarer Aufwand entstehen würde. Daher muss nicht jedes Begehren, dass ein Antragsteller z. B. an eine Kirchengemeinde richtet, auch erfüllt werden. Gerade in den Zeiten, in denen Kirchengemeinden mit weniger Personal auskommen müssen, muss von den Verantwortlichen abgewogen werden, welche Aufgaben leistbar sind und welche nicht. Das Durchsuchen von Archiven kann zu einem erheblichen Aufwand führen, so dass das Merkmal nach § 8 Abs. 3 Nr. 4 KAO erfüllt ist mit der Konsequenz, dass die Nutzung des Archivs oder eine Beauskunftung versagt werden kann.
Auch sind die in der KAO vorgegebenen Schutzfristen nach § 9 KAO zu beachten. Vor Ablauf der Schutzfrist ist grundsätzlich keine Nutzung des betreffenden Archivguts zulässig. Allenfalls in besonders begründeten Ausnahmefällen ist mit Genehmigung des Ortsordinarius eine Nutzung vor Ablauf einer Schutzfrist möglich.
Darüber hinaus ist hervorzuheben, dass für die Zeit nach dem 1. Januar 1876 die Standesämter über geeignete relevante Unterlagen verfügen, so dass in allen Fällen, die sich auf Fragen ab diesem Zeitraum beziehen, die Anfragenden auf die Standesämter und die dort vorhandenen Informationen verwiesen werden können.
