In den fünf (Erz-)Diözesen Nordrhein-Westfalens ist die Kirchengemeinde die kirchlich verfasste Ortseinheit. Der Begriff dieser Gemeinde ist dabei staatskirchenrechtlich und pastoraltheologisch unterschiedlich besetzt. Das Rechtssubjekt wird staatskirchenrechtlich als Kirchengemeinde und kirchenrechtlich als Pfarrei bezeichnet. Hinzu kommen die verschiedenen Organisationsstrukturen in den (Erz-)Diözesen, ob nun Einzelkirchengemeinde, Gemeindeverband, Großpfarrei, Seelsorgebereich oder Pastoralverbund, gemeint ist immer die Kirchengemeinde vor Ort mit ihren pastoralen Aufgaben und Strukturen.
Als Teil der verfassten Kirche sind die Kirchengemeinden/Pfarreien der (Erz-)Diözesen eigene Körperschaften des öffentlichen Rechts und regeln ihre Angelegenheiten selbst. Für den Datenschutz bedeutet dies, dass das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG), die Durchführungsverordnung zum KDG (KDG-DVO) und die Ausführungsrichtlinien für den pfarramtlichen Bereich, als gesetzliche Grundlagen für die jeweilige Körperschaft gelten. Hinzu kommen die Anordnung über das kirchliche Meldewesen (KMAO) und je nach Ausstattung der Pfarrei auch das Gesetz über den kirchlichen Datenschutz für die Verarbeitung personenbezogener Daten in den katholischen Schulen in freier Trägerschaft (KDG-Schulen), das Gesetz zum Schutz von Patientendaten bei der Seelsorge in katholischen Einrichtungen des Gesundheitswesens (Seelsorge-PatDSG) sowie weitere spezialgesetzliche Regelungen zum Datenschutz.
In datenschutzrechtlichen Angelegenheiten unterstehen die Kirchengemeinden der Aufsicht des Diözesandatenschutzbeauftragten, dem Leiter des Katholischen Datenschutzzentrums.
